Szykuje Ci się spór w branży budowlanej? Nie musisz iść do sądu!

Czy wiesz, że według raportu World Bank Doing Business 2020 rozwiązanie sporu w Polsce trwa 685 dni? To prawie 2 lata – 22,5 miesiąca. Według Ministerstwa Sprawiedliwości rozwiązanie sporu w sprawach gospodarczych trwa średnio 12,9 mc. Tymczasem rzeczywistość może być zupełnie inna. Przygotowując się do jednego z ostatnich wykładów trafiłem na spór w branży budowlanej, który dwa razy trafił do Sądu Najwyższego. Trwał prawie 12 lat! Dokładnie 141 miesięcy. To ponad 6 razy dłużej niż szacuje Bank Światowy i prawie 11 razy dłużej niż szacuje Ministerstwo Sprawiedliwości.

Tak długi spór pochłania mnóstwo energii i pieniędzy, a zwycięstwo może okazać się złudne. To szczególnie istotne, kiedy inflacja w Polsce jest na tak wysokim poziomie. Czas działa na Twoją niekorzyść, bo odsetki nie zawsze nadążają za spadkiem wartości pieniądza w czasie. Inflacja w lutym 2023 osiągnęła maksimum 18,4%, przy odsetkach ustawowych za opóźnienie w wysokości 12,25%. Od odsetek ustawowych nie liczy się procentu składanego. W praktyce po 3 latach wygrana jest warta realnie tylko 82% żądanej kwoty, a po 5 latach wygrana jest warta realnie tylko 69% żądanej kwoty! W tym artykule pokażę Ci trzy alternatywy dla sądu, z których możesz skorzystać, żeby rozwiązać swój spór szybciej.

Przez wiele lat pracowałem jako specjalista do spraw roszczeń (contract manager / administrator kontraktu). Wielokrotnie spotykałem się z problemem, który polegał na tym, że nie byliśmy w stanie osiągnąć porozumienia. Nasza umowa opisywała krok po kroku co powinniśmy zrobić, żeby się dogadać. Podejmowaliśmy wszystkie możliwe działania. Pomimo wyraźnych zapisów kontraktowych, które w naszej ocenie uprawniały nas do stawiania żądań, druga strona w całości odrzucała naszą argumentację lub unikała zajęcia się tematem. Szczególnie trudno było przekonać do rozmów zamawiających publicznych, którzy określili wynagrodzenie jako ryczałt.

Może Ty też teraz spotykasz się z takim problemem? Zajmując się swoim konkretnym tematem, ciężko nam zauważyć, że nie tylko my próbujemy go rozwiązać. Sytuacja ta dotyka również pojedynczych osób, inżynierów, firmy budowlane, zarówno w Polsce, jak i za granicą.

Podświadomie wszyscy czujemy konsekwencje braku porozumienia i odkładania rozwiązania problemu na później. Zdajemy sobie sprawę, że wraz z upływem czasu szanse na odzyskanie należnych pieniędzy oraz wykazania uprawnienia do przedłużenia czasu na realizację maleją. To szczególnie istotne przy wysokiej inflacji w Polsce, kiedy wartość pieniądza w czasie znacząco spada.

Może nie zawsze uświadamiamy sobie, że nierozwiązane problemy generują kolejne. Zamiast rozwiązywać spory i je parkować, sterta dokumentów i spraw do załatwienia rośnie i rośnie. Często zdarza się, że jedna albo druga strona nie chce zgodzić się zakończyć jakiegoś tematu, bo uważa, że będzie miała lepsze argumenty w innej sprawie.

W branży budowlanej wiele lat temu zauważono ten problem i podejmowano próby jego rozwiązania. Zauważono, że nie tylko dla wykonawców lepiej jest rozwiązywać problemy na budowie niż udawać się do sądu. Korzyści z szybkiego rozwiązania sporów leżą również w interesie inwestorów zamawiających roboty budowlane. Nie ma nic gorszego dla inwestora niż opustoszała budowa, która niszczeje i nie wiadomo, co z nią zrobić. A brak rozwiązania napotkanych problemów na bieżąco to prosta droga do wielkiego konfliktu, w którym nie ma wygranych.

W tym artykule pokażę Ci trzy alternatywy dla sądu, z których możesz skorzystać, żeby rozwiązać swój spór szybciej.

Arbitraż

Arbitraż to proces, w którym strony zaangażowane w konflikt decydują się oddać swoje spory do rozpatrzenia niezależnym osobom – nazywanymi arbitrami. Co znaczy, że to nie sąd decyduje o losie naszej sprawy, a osoby, które obeznane są w danej dziedzinie i mogą bardziej specjalistycznie ocenić kwestie sporne. To nie muszą być prawnicy. To mogą być specjaliści z branży, którzy doskonale rozumieją Twoją sytuację.

Decydując się na arbitraż, będziesz mieć wpływ na kwestie organizacyjne. Możesz mieć wpływ na kalendarz postępowania, na wybór formuły prowadzenia rozpraw – czy będą stacjonarne czy też online lub hybrydowe, na miejsce prowadzenia rozpraw, a nawet na język, w którym będzie prowadzony spór.

W arbitrażu można ustalić elektroniczną wysyłkę dokumentów, co istotnie odciąży Ciebie przy przygotowaniu dokumentów do wysyłki. W tradycyjnym postępowaniu na drukowanie dokumentów w kilku kopiach można stracić kilka dni.

Dzięki elastycznemu podejściu arbitraż jest zazwyczaj szybszy i mniej kosztowny niż ciągnący się proces w sądzie.

Postępowanie arbitrażowe jest poufne. Na postępowanie przed sądem powszechnym może wejść praktycznie każdy. Natomiast korzystając z arbitrażu masz pewność, że wrażliwe dla Twojej firmy informacje nie wypłyną na zewnątrz. To szczególnie istotne dla przedsiębiorców, którzy obawiają się, że wrażliwe informacje mogłyby zostać wykorzystane przez konkurencję.

Decydując się na arbitraż, możesz uzyskać takie same rezultaty, jak idąc do sądu powszechnego, oszczędzając jednak pieniądze i czas.

Musisz pamiętać jednak o jednej ważnej rzeczy.

Aby skorzystać z arbitrażu trzeba zawrzeć umowę o jego przeprowadzenie z Twoim kontrahentem. Jeżeli nie ustaliłeś takiego sposobu rozwiązywania sporów wcześniej, przy zawieraniu umowy o wykonanie robót budowlanych, to namówienie kontrahenta na arbitraż może okazać się zbyt uciążliwe lub nawet niemożliwe.

A co, jeśli druga strona nie wykona wyroku arbitrażowego?

Możesz wtedy wystąpić do sądu powszechnego o nadanie tzw. klauzuli wykonalności, która podlega egzekucji komorniczej. Przykładowo będziesz mógł poprosić komornika o ściągnięcie pieniędzy od kontrahenta, który nie chce ich zapłacić pomimo korzystnego dla Ciebie postanowienia arbitrażu.

Chyba widzisz, dlaczego to jest atrakcyjna opcja.

Niestety nie jest możliwy do zastosowana w każdej sytuacji (np. jeśli nie przewidziałeś tego wcześniej, przy zawieraniu umowy o wykonanie robót budowlanych).

Mediacje

W przeciwieństwie do arbitrażu na mediację możesz zdecydować się w każdym momencie, nawet jeśli nie przewidziałeś tego w umowie o wykonanie robót budowlanych.

Mediacja to proces negocjacji wspierany przez neutralną osobę trzecią, mediatora. Mediator pomoże Wam w komunikacji i poszukiwaniu porozumienia. Mediator nie jest ani doradcą, ani reprezentantem żadnej ze stron.

W sporze rozstrzyganym przed sądem powszechnym, czy też arbitrażem rozstrzygnięcie sporu jest przekazywane sędziemu lub arbitrowi. W mediacji jest inaczej. Mediator może coś zaproponować, ale to strony wypracowują ostateczne rozstrzygnięcie sporu.

Decydując się na mediację masz wpływ na wybór mediatora. To może być specjalista obeznany w danej dziedzinie. To nie musi być prawnik. Mediatora możecie wybrać razem z drugą stroną.

Mediacja może zakończyć podpisaniem ugody, o której ustawa Kodeks cywilny mówi:

Przez ugodę strony czynią sobie wzajemne ustępstwa w zakresie istniejącego między nimi stosunku prawnego w tym celu, aby uchylić niepewność co do roszczeń wynikających z tego stosunku lub zapewnić ich wykonanie albo by uchylić spór istniejący lub mogący powstać.

Jak widzisz w trakcie mediacji, aby osiągnąć postęp, trzeba być gotowym na pewne ustępstwa. Dobry mediator, znający realia branży, będzie mógł pomóc Ci zweryfikować Twoje oczekiwania. Mediator, patrząc z zewnątrz, jest w stanie bardziej obiektywnie i bez emocji spojrzeć na Twoją sytuację. Rzadko zdarza się, aby jedna strona uzyskała wszystko, czego oczekuje, a druga jednocześnie rezygnowała ze wszystkiego. Warto więc zaufać mediatorowi – nawet jeśli dotychczasowe negocjacje z drugą stroną były nieskuteczne, mediacja może to zmienić.

Poprzez wybór mediacji, podobnie jak w arbitrażu, możliwe jest osiągnięcie jednakowych rezultatów jak w tradycyjnym procesie sądowym, lecz przy jednoczesnym zaoszczędzeniu środków finansowych i czasu.

Postępowanie jest poufne. Żaden uczestnik mediacji nie ma prawa wyjawić informacji pozyskanych podczas mediacji. Ten zakaz obowiązuje niezależnie od tego czy mediacja zakończy się zawarciem ugody czy nie. To może mieć istotne znaczenie podczas postępowania sądowego.

Dlaczego?

Wyobraź sobie, że jesteś wykonawcą, który został zatrudniony do wykonania robót budowlanych. W miarę postępu prac napotykasz nieoczekiwane okoliczności, które wymagają dodatkowej pracy poza pierwotnym zakresem robót. Ty i inwestor nie zgadzacie się, czy te dodatkowe zadania były częścią pierwotnej umowy, czy powinny być uważane za dodatkową pracę podlegającą rozliczeniu.

Decydujesz się przystąpić do mediacji, aby spróbować rozwiązać spór polubownie przed wniesieniem pozwu. W trakcie mediacji dzielisz się szczegółowymi informacjami dotyczącymi napotkanych okoliczności, dodatkowej wykonanej pracy oraz uzasadnienia, z którego wynika, że praca powinna być dodatkowo wynagrodzona. Inwestor natomiast wyjaśnia swoją perspektywę dotyczącą ustalonego zakresu pierwotnej umowy oraz dlaczego kwestionuje dodatkowe wynagrodzenie.

Co by się mogło wydarzyć, gdyby poufność mediacji nie istniała lub została naruszona?

• Jeśli ujawniłeś, że byłeś gotów zaakceptować niższą sumę porozumienia podczas mediacji, druga strona mogłaby przedstawić to jako dowód, że sam nie wierzyłeś w możliwość udowodnienia Twojego roszczenia;
• Inwestor zdobywając wgląd w Twoją strategię lub słabości podczas mediacji, mógłby dostosować swoje argumenty prawne, aby wykorzystać te czułe miejsca, potencjalnie osłabiając Twoją pozycję w sporze sądowym;
• Ujawnienie poufnych informacji z mediacji do wiadomości publicznej, może wpłynąć na reputację Twojej firmy. Klienci i partnerzy biznesowi mogą stracić zaufanie lub wykorzystać te informacje. Dalej może to mieć wpływ na Twoje przyszłe kontrakty;
• Jeśli którakolwiek ze stron miałaby wrażenie, że poufne informacje zostaną użyte przeciwko niej w przyszłości, może być mniej skłonna do otwartej dyskusji.

Pamiętaj, że możesz zdecydować się na mediację w każdym momencie: przed wszczęciem postępowania sądowego lub w jego trakcie.

Przed rozpoczęciem postępowania sąd zapyta Cię o to, czy próbowałeś skorzystać z mediacji. Jeśli nie, to sąd może skierować Was do mediacji i wyznaczyć mediatora.

Sąd może skierować Was do mediacji również na późniejszym etapie postępowania, jeśli dostrzeże potencjał mediacyjny lub jeśli sami poprosicie o skierowanie sprawy do mediacji.

Należy jednak pamiętać, że uczestnictwo w mediacji jest zawsze dobrowolne. Nawet jeśli zostaniesz skierowany do mediacji przez sąd, nadal masz prawo zrezygnować z uczestnictwa w każdej chwili. Ta informacja nie może zostać ujawniona przez mediatora ani przez stronę przeciwną sądowi. Mediator po zakończeniu takiej mediacji poinformuje sąd, że nie doszło do zawarcia ugody bez wskazywania powodów.

Aby skorzystać z mediacji z własnej inicjatywy, możesz złożyć wniosek do mediatora (wystarczy podpis jednej ze stron). Mediator po otrzymaniu wniosku skontaktuje się z drugą stroną. Jeśli druga strona przystanie na jej przeprowadzenie, to zawierana jest umowa o mediację pomiędzy stronami.

W umowie z mediatorem określa się przedmiot sporu oraz zasady pokrywania kosztów mediacyjnych. Mediator jest neutralny, a wynagrodzenie za jego usługi nie zależy od tego czy dojdzie do podpisania ugody.

A co w sytuacji, gdy druga strona nie wykona ugody zawartej przed mediatorem?

Jeśli uda ci się osiągnąć porozumienie z drugą stroną za pomocą mediacji, możesz ubiegać się o nadanie mu mocy prawnej. Na przykład, jeśli twój kontrahent nie chce zapłacić ci pieniędzy, na które się zgodził w trakcie mediacji, możesz wtedy poprosić komornika o zajęcie jego majątku. W tym celu musisz złożyć wniosek do sądu o nadanie ugody klauzuli wykonalności, która umożliwia egzekucję komorniczą.

Negocjacje

Jeżeli żadna z wymienionych wcześniej alternatyw dla sądu nie była dla Ciebie, zdecyduj się na negocjacje bezpośrednie. Jest to w pełni uzasadnione. Negocjacje mogą być skutecznym sposobem na rozwiązanie sporów, pod warunkiem, że dobrze się do nich przygotujesz.

Negocjacje to odformalizowany proces. W negocjacjach to Ty, samodzielnie, będziesz podejmował próby wypracowania porozumienia. Negocjacje prowadziłeś już tysiące razy, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Nie znaczy to, że nic nowego się o nich nie dowiesz. Poniżej opisałem jak się do nich przygotować. Może Cię to zainteresuje.

Kiedy warto zdecydować się na negocjacje:

• Twój kontrahent jest otwarty na dyskusje i podejmuje decyzje w sposób racjonalny. Czujesz się komfortowo rozmawiając z nim bezpośrednio i wierzysz, że otwartą rozmową jesteście w stanie wypracować rozwiązanie samodzielnie;
• Masz określone cele i znasz dobrze oczekiwania swojego kontrahenta;
• Masz dłuższą relację z kontrahentem lub macie powody do utrzymania stałej współpracy w dobrych relacjach.

Tak jak w przypadku mediacji, aby osiągnąć postęp, nie można być nieugiętym. W rzeczywistości nie zdarza się taka sytuacja, że jedna strona dostaje to, na co liczy, a druga rezygnuje ze wszystkiego. Zazwyczaj trzeba się dogadać i iść na kompromis. Dlatego warto wcześniej zweryfikować Twoje oczekiwania i dobrze się przygotować. W ten sposób będziesz mógł nabrać dystansu i bardziej obiektywnie spojrzeć na Twoją sytuację.

Jak się przygotować do negocjacji:

1. Zbierz informacje: Dokładnie zrozum szczegóły swojej sprawy. Znajdź istotne dokumenty, podsumuj fakty, liczby i przeanalizuj prawne podstawy Twojego roszczenia.
2. Określ cele: Wyraźnie określ swoje cele negocjacyjne. Ustal, do czego dążysz i z czego jesteś skłonny zrezygnować.
3. Zbadaj drugą stronę: Zrozum sytuację drugiej strony. Zastanów się jakie może mieć obawy i potencjalne oczekiwania. Postaraj się postawić w jej sytuacji. To pomoże Ci dostosować swoje argumenty i propozycje do ich perspektywy.
4. Przestrzeń możliwych porozumień (ZOPA): Oczekiwania stron wyznaczają przestrzeń możliwych porozumień. Osiągnięcie porozumienia jest możliwe, jeśli propozycja jest możliwa do zaakceptowania przez obie strony. Zacznij od ustalenia jakie jest najgorsze rozwiązanie, które jesteś gotów zaakceptować. Analizuj kolejne scenariusze, aż dojdziesz do takich rozwiązań, które będą trudne do zaakceptowania przez drugą stronę.

5. Zakres porozumienia: Określ zakres, w jakim jesteś skłonny się porozumieć. To daje Ci elastyczność w dokonywaniu ustępstw, zachowując satysfakcjonujący wynik.
6. Najlepsza alternatywa (BATNA): Określ jakie będą konsekwencje braku porozumienia. Jakie masz alternatywy? Co możesz zrobić, żeby brak porozumienia nie był bolesny? Jakie alternatywy ma druga strona?
7. Eksploruj kreatywne rozwiązania: Myśl poza oczywistymi rozwiązaniami. Bądź otwarty na kreatywne alternatywy, które mogą przynieść korzyści obu stronom.
8. Zaplanuj: Zdecyduj, jaka strategia negocjacyjna będzie odpowiednia. Czy zaczniesz od swoich najmocniejszych żądań, czy wybierzesz bardziej współpracujące podejście? Bądź elastyczny w zależności od odpowiedzi drugiej strony.
9. Rozważ czas: Wybierz odpowiedni czas i miejsce na negocjacje. Upewnij się, że obie strony mają wystarczająco czasu i są w odpowiedniej kondycji umysłowej do produktywnej dyskusji. Zastanów się, kiedy należy przerwać negocjacje i zdecydować się na rozwiązanie alternatywne. Druga strona może grać na czas.
10. Przewiduj kontrargumenty: Przemyśl potencjalne zarzuty lub kontrargumenty, które druga strona może prezentować. Przygotuj odpowiedzi, które popierają Twoje stanowisko. Pamiętaj, że najlepiej przemawiają liczby i twarde dane.
11. Bądź otwarty na nowe pomysły: Bądź gotów dostosować swoją pozycję na podstawie informacji i argumentów przedstawionych podczas negocjacji.
12. Utrzymuj profesjonalizm: Zachowaj spokój, opanowanie i profesjonalizm podczas negocjacji. Emocjonalne reakcje mogą utrudniać skuteczną komunikację.
13. Ćwicz skuteczną komunikację: Ćwicz aktywne słuchanie i skuteczne techniki komunikacyjne. To pomoże Ci zrozumieć perspektywę drugiej strony i jasno przekazać swoją własną.
14. Przygotuj dokumentację: Przygotuj wszelkie istotne dokumenty, umowy lub dowody popierające Twoje roszczenia.

Pamiętaj, że negocjacje mogą być procesem wymagającym przeprowadzenia wielu spotkań, aby osiągnąć porozumienie. Nie przeciągaj negocjacji w nieskończoność.

Trzymaj się swoich celów i pamiętaj, że przeanalizowałeś możliwe scenariusze. Każde porozumienie mieszczące się w przestrzeni możliwych porozumień (ZOPA) jest lepsze od Twojej najlepszej alternatywy (BATNA).

Jeśli propozycja mieści się w tych zaplanowanych granicach (ZOPA) nie musisz walczyć o lepszy wynik. Plan został zrealizowany. Często występującym błędem w negocjacjach jest próba ugrania jeszcze więcej, kiedy plan został już osiągnięty. Opóźnianie porozumienia może pogorszyć sytuację. Paradoksalnie w takiej sytuacji często prowadzi to do cofnięcia postępów…

Przez cały czas bądź też otwarty na znalezienie wspólnego gruntu, który przyniesie korzyści obu stronom.

Jeśli negocjacje znajdą się w impasie, warto ponownie rozważyć mediację lub inne scenariusze.

Zastanawiasz się jak mogę Ci pomóc?

Pomogę Ci wybrać strategię tak, byś nie musiał iść do sądu i uniknął ogromnych kosztów, stresu, straty czasu i energii.

Moi klienci, często osiągają porozumienie z kontrahentem w kilka miesięcy.

Jeden z moich klientów był już w trakcie arbitrażu. Niestety poprzedni biegły okazał się nierzetelny i stwierdził, że nie będzie w stanie zrealizować zamówionej opinii. W ciągu 10 miesięcy opracowałem dla niego 2 opinie oraz 2 razy byłem badać dokumenty u jego przeciwnika. Opracowane przeze mnie opinie były tak przekonujące, że klient nie czekając na wyrok sądu arbitrażowego przekonał swojego przeciwnika i osiągnął porozumienie.

Dzięki temu i innym doświadczeniom mogę pomóc Ci w uporządkowaniu dowodów i przygotować się na argumenty strony przeciwnej.

Co najważniejsze, mogę pomóc Ci zweryfikować Twoje oczekiwania. Patrząc z zewnątrz, bez emocji widać więcej i bardziej obiektywnie.

Po co ładować się w spór, z którego po kilku latach dowiesz się, że wygrasz zaledwie 40%? Te pieniądze po tym czasie nie będą wiele warte.

Skorzystasz z nich lepiej mając je w ręku.

Nie czekaj. Czekanie nie przyniesie więcej korzyści. Ten problem się sam nie rozwiąże z upływem czasu.

Ile to wszystko kosztuje?

Na stronach Sądów Arbitrażowych znajdziesz cenniki i kalkulatory przeprowadzenia arbitrażu:

• Taryfa opłat – Sąd Arbitrażowy przy SIDiR (arbitraz-sidir.pl)
• Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie
• Sądu Arbitrażowego przy Konfederacji Lewiatan.

Na stronach ośrodków mediacyjnych są dostępne cenniki i kalkulatory przeprowadzenia mediacji:

• Koszty mediacji – Ośrodek mediacji przy SIDiR (mediacje-sidir.pl)
• Centrum Mediacji Lewiatan
• Ośrodka Mediacji przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie (część Koszty mediacji w regulaminie)
• kalkulator Centrum Mediacji przy Naczelnej Radzie Adwokackiej.

Jeśli zdecydujesz się na mediację w toku postępowania sądowego możesz wystąpić o zwrot części lub całości opłaty sądowej.