Wykonawco! Oto 4 błędy, które na pewno zrujnują Twoją relację z inwestorem i okradną z należnych Ci pieniędzy… (oraz konkretne sposoby, żeby tego uniknąć).

Scenariusz zazwyczaj wygląda tak:

Inwestor zatrudnia Inżyniera, żeby zadbał o budowę. Inżynier widzi, że sytuacja w terenie wygląda inaczej niż w planach. Zgodnie ze swoją wiedzą informuje wykonawcę, jak wykonać pracę.

Dla wykonawcy wiąże się to z dodatkowymi kosztami. Ale jest pewien, że na końcu inwestor mu zwróci różnicę, więc nic mu o tym nie mówi i wykonuje pracę z własnej kieszeni.

Inwestor nawet nie wie o oczekiwaniach wykonawcy, więc zostawia temat sam sobie. Wtedy przychodzi dzień rozliczenia i jest dramat…

Bo wykonawca liczy na dodatkowe pieniądze od inwestora. A ten mu często odmawia, bo uważa, że wykonawca chce go naciągnąć.

Stąd już prosta droga do pozwu i biegania po sądach.

Efekt?

Masa zmarnowanego czasu, nerwów i pieniędzy dla obu stron.

Jak najprościej temu zaradzić?

Wykonawca może od razu poinformować inwestora, żeby zwrócić uwagę na dodatkowe koszty. I zacząć działać dopiero po tym jak obie strony zgodzą się na nowe warunki współpracy.

W teorii brzmi to banalnie prosto, prawda? Niestety, w praktyce łatwo tu o błąd, który może zniszczyć nawet najlepsze relacje z inwestorem.

I tak zamiast szybko rozwiązać nieporozumienie z korzyścią dla obu stron, konflikt rośnie i rośnie – aż do ciągnącego się latami procesu sądowego.

1. Patrzysz na współpracę tylko tu i teraz, zamiast spojrzeć z perspektywy jej zakończenia.

To prawdopodobnie najczęstszy błąd, który prędzej czy później, roznieci wojnę między Tobą a inwestorem – chociaż do tej pory wszystko układało się niemal perfekcyjnie.

Bo widzisz, jeśli w swoich decyzjach uwzględniasz tylko to, co się może zdarzyć za kilka dni, stracisz masę czasu i energii na działania, które nie tylko są nieskuteczne, ale nawet szkodliwe. To tak jakby malować ściany bez solidnego zabezpieczenia pomieszczenia. Niby oszczędzasz sporo czasu, ale na końcu tracisz go zdecydowanie więcej, bo musisz doczyścić ochlapane gniazdka, listwy i meble.

Jak to wygląda podczas współpracy z inwestorem? Oto dwa przykłady.

Unikasz dokumentowania tego, co się dzieje na budowie

Czemu?

Bo wiadomo, że gdy prace na budowie trwają od dłuższego czasu, prędzej czy później będzie jakaś wtopa.

A to materiały przyjadą po terminie. A to ktoś uszkodzi sprzęt. A to brakuje Ci jakiegoś rysunku.

Wpadek może być mnóstwo. Część z nich to Twoje zaniedbania, część wina inwestora. Jednak ze swojego doświadczenia wiesz, że większość problemów udaje się rozwiązać na gębę. Nic dziwnego, że nie chcesz tego wszystkiego dokumentować. Przecież gdyby inwestor otrzymał od Ciebie pismo, że przez niego prace stanęły w miejscu (bo np. zapomniał dowieść dokumenty na czas albo nie zorganizował potrzebnej dostawy), to mógłby się po prostu wkurzyć. I odmówić zapłaty przy odbiorze częściowym. A na brak płynności finansowej nie możesz sobie pozwolić, prawda?

Ostatecznie ukrywasz zarówno swoje błędy, jak i inwestora, bo jesteś pewny, że wszystko odkręcisz na czas. A o przebiegu prac mówisz inwestorowi tylko ustnie – bez żadnych dokumentów.

Gdzie tu problem?

Tak jak wspominałem po drodze mogą wydarzyć się rzeczy, za które odpowiada inwestor, a nie Ty.

Jednak bez solidnej dokumentacji dowodowej zostaje tylko Twoje słowo. A inwestor (a tym bardziej kiedyś sąd) wcale nie musi Ci uwierzyć, bo nie masz na to dowodu…

Wtedy inwestor może legalnie upierać się, że wszystko było w ryczałcie, że o niczym nie wie i na końcu odmówić zapłaty za dodatkowe koszty.

Bo na papierze za wszystko jesteś odpowiedzialny Ty.

Efekt?

W krótkim terminie wszystko wygląda wspaniale. Masz gotówkę cały czas pod ręką. A jednocześnie zachowujesz dobre relacje z inwestorem.

W dłuższej perspektywie relacje z inwestorem są zrujnowane. A cały projekt okazuje się dla Ciebie kompletnie nierentowny.

W skrócie – taka strategia kompletnie się nie opłaca.

Co możesz zrobić inaczej?

Wszystko należy bezwzględnie dokumentować.

Wtedy każdy, kto spojrzy na dokumenty, zobaczy fakty, a nie tylko subiektywne opinie.

Dzięki temu bardzo łatwo będzie ustalić, kto, komu i ile jest winien – bez niepotrzebnych dyskusji po drodze.

I to jest absolutnie najlepsza strategia, żebyś na projekcie zyskał, zamiast stracić.

Podpisujesz wszystko, co inwestor podsunie Ci pod nos.

Prosty przykład.

Z jakiegoś powodu prace na budowie się opóźniają.

Żeby uniknąć kary, podpisujesz aneks, w którym przyznajesz, że opóźnienie spowodowały okoliczności, na które ani inwestor ani Ty nie mieliście wpływu.

Brzmi jak sukces, prawda? W końcu unikniesz kosztownej kary i możesz swobodnie działać dalej.

Tylko jest jeden problem.

Im dłuższa realizacja projektu, tym większe koszty po Twojej stronie.

W końcu musisz zapłacić za: zaplecze, ochronę, wydłużenie gwarancji czy nadzór nad robotami. Oczywiście będziesz chciał odzyskać te pieniądze.

Jednak, gdy zgłosisz się do inwestora po zwrot pieniędzy, wrócisz z pustymi rękami. Bo jego prawnicy pokażą Ci podpisany aneks do umowy, w którym sam stwierdzasz, że te dodatkowe koszty to niczyja wina.

I tak stracisz masę pieniędzy.

Co możesz zrobić inaczej?

Znowu, to samo, co w poprzednim przykładzie.

Zamiast podpisywać aneks do umowy od inwestora, zacznij dokumentować wszystkie wydarzenia, jakie mają miejsce w trakcie budowy.

Chodzi o to, żeby uczciwie opisać, za które okoliczności odpowiada inwestor, a za które Ty.

Na końcu współpracy to da Ci zdecydowanie więcej furtek do manewru, niż aneks zaproponowany przez inwestora, w którym mogą być jakieś pułapki, których nie zauważyłeś.

2.      Nie wchodzisz w buty inwestora podczas negocjacji.

Masz już cały proces budowy solidnie udokumentowany? Świetnie!

Ale nie może tak po prostu zażądać od inwestora, żeby spełnił wszystkie Twoje żądania.

Czemu?

Bo inwestor też ma swoje potrzeby i ograniczenia! Im mocniej będziesz na niego napierał bez uwzględniania tych rzeczy, tym silniejszy opór napotkasz.

Żeby uzyskać dla siebie jak najwięcej, musisz wejść w buty drugiej strony.

Przykład

Inwestor ma swoich przełożonych, którzy cały czas patrzą mu na ręce.

Jeśli spełni wszystkie Twoje żądania ze stratą dla nich, to uznają, że nie walczył o sprawę wystarczająco mocno. I będzie miał kłopoty.

A tego nie chce, musi więc wyjść z tych negocjacji z jakimkolwiek sukcesem.

O jaki sukces chodzi?

Zobacz

Inwestor spodziewa się kontroli z urzędu dosłownie w każdej chwili. Boi się, że jeśli zabraknie czegoś w formalnościach, urzędnicy zaczną zadawać mu niewygodne pytania.

Żeby tego uniknąć, może Cię prosić o masę dokumentów, które z Twojej perspektywy są całkowicie bezużyteczne, nie widzisz związku pomiędzy tymi dokumentami, a Twoim oczekiwaniem. Masz wrażenie, że to zwykła gra na czas.

Jednak dla pracownika inwestora to dowody, które dają mu poczucie bezpieczeństwa. Dlatego nie warto się o to kłócić. Często lepiej odpuścić i dać mu to, o co prosi. Dzięki temu chętniej się zgodzi na Twoje oczekiwania.

3.      Przychodzisz na negocjacje kompletnie nieprzygotowany.

To tak jakby próbować wygrać przetarg bez przeczytania, czego tak naprawdę dotyczy.

Jeśli nie umiesz przedstawić swojej perspektywy we właściwy sposób, szansa na przekonanie do niej drugą stronę jest praktycznie zerowa – niezależnie do tego, czy masz rację, czy nie.

Co możesz z tym zrobić?

Oto kilka konkretnych podpowiedzi:

1. Zbierz wszystkie istotne dokumenty, fakty, liczby i podstawy prawne dotyczące Twojej sprawy.
   
2. Zdecyduj, co chcesz ostatecznie uzyskać dzięki negocjacjom i z czego jesteś w stanie zrezygnować, żeby to dostać.
   
3. Zastanów się, jakie obawy i oczekiwania ma druga strona. I dopasuj swoje argumenty i propozycje do tej perspektywy.
   
4. Na początku ustal, jakie najgorsze rozwiązanie sporu jesteś w stanie zaakceptować. Potem analizuj kolejne scenariusze, aż dojdziesz do takich rozwiązań, które będą trudne do zaakceptowania dla drugiej strony.
   
5. Zastanów się, jakie będą konsekwencje, jeśli się nie dogadacie. Co możesz z tym zrobić, żeby negatywne skutki były dla Ciebie jak najmniej dotkliwe? Jakie masz alternatywy? Jakie alternatywy ma druga strona?
   
6. Szukaj nietypowych rozwiązań, które mogą być korzystne dla obu stron.
   
7. Wybierz odpowiednią strategię negocjacyjną. Czy zaczniesz od swoich najmocniejszych żądań, czy wybierzesz bardziej współpracujące podejście? Bądź elastyczny w zależności od odpowiedzi drugiej strony.
   
8. Wybierz odpowiedni czas i miejsce na negocjacje. Upewnij się, że obie strony mają wystarczająco dużo czasu i są w odpowiedniej kondycji umysłowej do produktywnej dyskusji. Zastanów się, kiedy należy przerwać negocjacje i zdecydować się na rozwiązanie alternatywne. Pamiętaj, że druga strona może grać na czas.
   
9. Przemyśl potencjalne zarzuty lub kontrargumenty drugiej strony. Przygotuj też odpowiedzi, które najlepiej popierają Twoje stanowisko. Najlepiej stosować konkretne liczby i twarde dane.
   
10. Bądź gotów dostosować swoją pozycję na podstawie informacji i argumentów przedstawionych podczas negocjacji.
    
11. Zachowaj spokój, opanowanie i profesjonalizm podczas negocjacji. Emocjonalne reakcje mogą utrudniać skuteczną komunikację.
    
12. Ćwicz aktywne słuchanie i skuteczne techniki komunikacyjne. To Ci pomoże zrozumieć drugą stronę i jasno przekazać swoją własną perspektywę.
    
13. Pamiętaj, że negocjacje często wymagają wielu spotkań, zanim uda się dojść do porozumienia.

Chcesz lepiej się przygotować do negocjacji? Tutaj znajdziesz więcej porad:

4. Korzystasz z pomocy kiepskiego doradcy.

Czasem, pomimo dobrych chęci i solidnego przygotowania, ciężko samemu przejść przez konfliktową sytuację. Szczególnie tak, żeby uzyskać z niej wszystko, co Ci się prawnie należy.

Dlatego nieziemsko pomocni są specjaliści, którzy mogą przeprowadzić Cię krok po kroku przez całą sprawę, aż do jej szczęśliwego zakończenia.

Problem w tym, że tak jak w branży budowlanej, nie każdy, kto nazywa siebie ekspertem ma do tego wystarczające kompetencje. I tak, zamiast Ci pomóc, taka osoba może po prostu zmarnować Twój czas, pieniądze i nerwy.

Po czym poznać kiepską pomoc?

Każdy kompetentny specjalista zacznie rozmowę od ustalenia Twoich indywidualnych potrzeb biznesowych.

Jak to zrobi? Zada Ci szereg pytań, żeby mieć całkowitą pewność, jak w praktyce wygląda Twoja sytuacja.

To tak jak lekarz. Zanim wystawi diagnozę, musi przeprowadzić szczegółowy wywiad z pacjentem. Nie będziesz przecież ufał lekarzowi, który na każde objawy za każdym razem przepisuje środki przeciwbólowe…

Jeśli doradca nie zada takich pytań, to prawdopodobnie zależy mu przede wszystkim na tym, aby zarobić na Tobie, bez brania jakiejkolwiek odpowiedzialności za całą sprawę. Wystrzegaj się wszystkich zastrzeżeń i zapytaj jakie mają znaczenie dla sprawy.

W skrócie, taka osoba będzie działać w sprzeczności z Twoim najlepszym interesem.

Jakie pytania zada Ci dobry specjalista?

Zauważy szczegóły, których Ty nie zauważyłeś, a często zapyta też o rzeczy, o których specjalnie lub nie mu nie powiedziałeś.

Także jeśli po zadanych pytaniach będziesz się czuć jak po wizycie u dobrego lekarza, to możesz takiemu specjaliście zaufać.

Jak wybrać doradcę do stałej współpracy?

Czytając ten tekst mogłeś zacząć się zastanawiać czy oprócz mojego prawnika potrzeby mi doradca! Wybór odpowiedniego wsparcia może naprawdę wpłynąć na przebieg sporów budowlanych i inne kwestie prawne. Oto kilka kroków, które mogą Ci pomóc w wyborze:

Zakres współpracy:

• Zastanów się, czy zależy Ci na dedykowanym doradcy, czy może pracownikach z większej organizacji. Oba podejścia mają swoje zalety. Indywidualny doradca może zapewnić bardziej spersonalizowaną obsługę, ale większe organizacje mogą być dostępni w szerszym wymiarze czasu.
• Określ, czy potrzebujesz wsparcia w drobnych sprawach (np. maile, pisma) czy tylko w większych zleceniach (np. szkolenia, opinie).

Reakcja na zlecenia:

• Czy oczekujesz gotowości do reakcji w określonym czasie? To ważne, zwłaszcza w pilnych sytuacjach.
• Czy preferujesz spotkania na żywo, czy może komunikację telefoniczną, mailową lub przez platformy takie jak Teams, Zoom albo Meet?

Rozliczenia:

• Jak chciałbyś się rozliczać? Czy preferujesz ryczałtowe opłaty i gwarancję ilości godzin, czy tylko za konkretne zlecenia?
• Upewnij się, że rozumiesz, jakie są stawki i warunki płatności.

Rodzaj spraw:

• Jakie konkretne sprawy masz do „ogarnięcia”?
• Czy wymagają zbierania dowodów / liczenia? Prawnik może sobie z tym nie poradzić.
• Na jakim etapie chcesz korzystać z pomocy? Gaszenie pożarów czy działania zapobiegawcze, żeby uniknąć ciągłego biegania z gaśnicą?

Opinie i referencje:

• Porozmawiaj z osobami, które miały podobne problemy. Dowiedz się, z kim współpracowali, czy byli zadowoleni, a także jakie były ich doświadczenia.
• Zbierz oferty od różnych doradców, porównaj je i zdecyduj, który najlepiej pasuje do Twoich potrzeb.
• Pamiętaj, że żadna opinia nie zastąpi własnego doświadczenia – przetestuj osoby, które budzą Twoje zaufanie i sprawdź czy tak jest naprawdę na małych tematach. Komunikuj swoje oczekiwania i potrzeby. Patrz, czy reaguje zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.